Os processos lean agregam métodos que usam apenas os recursos necessários para a realização de uma tarefa, etapa ou ação. Dessa forma, eles evitam desperdícios e proporcionam melhorias contínuas que agregam valor aos produtos/serviços de uma empresa.

Você já parou para pensar quanto do seu trabalho realmente é dedicado às atividades que agregam valor para sua organização? Muitas vezes, as pessoas supõem que tudo o que fazem é importante.

Porém, somente quando passam a observar os processos sob a ótica do método Lean (processos Lean), é que elas se dão conta de que várias das atividades que realizam acabam somente consumindo tempo e recursos.

Continue lendo e descubra como os processos lean podem ajudar você a reduzir desperdícios, otimizar seus esforços e agregar mais valor às suas atividades!

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O que são processos lean

A metodologia e os processos Lean surgiram a partir do Sistema Toyota de Produção. Ela visa melhorar a qualidade das entregas, reduzir prazos e diminuir custos por meio da eliminação de qualquer tipo de desperdício que possa existir.

Para ajudar a identificar os pontos de desperdício, uma prática muito comum é a decomposição do processo. Assim, as atividades dele são agrupadas em três categorias:

• Atividades de Valor Agregado;

• Atividades sem Valor Agregado, mas necessárias;

• Desperdício.

Assim, fica fácil identificar quais atividades realmente são necessárias para atender o desejo dos clientes, e quais delas simplesmente consomem recursos. Depois que essa classificação é feita, as empresas podem trabalhar em prol da melhoria do processo lean em si, buscando eliminar as atividades que não agregam valor, reduzir aquelas que geram desperdício e maximizar aquelas de valor agregado.

Entenda melhor o que cada uma dessas categorias significa para facilitar a implementação delas na sua companhia.

Atividade de Valor Agregado

Para que seja considerada de valor agregado, uma atividade precisa atender aos seguintes critérios:

• Trabalho pelo qual o cliente está disposto a pagar;

• Trabalho caracterizado pela transformação (de um produto ou informação);

• Trabalho que é feito corretamente na primeira vez.

Atividades sem Valor Agregado, mas necessárias

Esse tipo de atividade não agrega valor ao produto ou serviço, mas precisa acontecer por alguma razão. Algumas das mais comuns são:

• Contrato ou especificação do cliente;

• Padrões de mercado (ISO 9001, IATF etc.);

• Regulamentação governamental;

• Método de trabalho desatualizado;

• Equipamento obsoleto.

Desperdício

Por fim, o desperdício é representado por atividades que envolvem um trabalho que consome recursos, mas não agrega valor ao produto ou serviço.

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Exemplos de atividades das principais categorias dos processos lean

Imagine uma indústria que fabrica smartphones. As Atividades de Valor Agregado são aquelas que transformam a matéria-prima (plástico, lítio, cobre) no produto acabado (smartphone) pelo qual o cliente está disposto a pagar. Alguns exemplos incluem moldar, recortar, perfurar ou montar uma peça.

Em processos administrativos, isso também poderia ser caracterizado por meio de atividades como a elaboração de um relatório ou de uma especificação técnica para um cliente.

No caso das Atividades sem Valor Agregado mas necessárias, estaria a inspeção dos produtos acabados, por exemplo. Embora essa atividade não agregue valor em si, ela é necessária porque o cliente espera receber um smartphone dentro das especificações técnicas e dos padrões de qualidade.

Em um processo administrativo, um exemplo desse tipo de atividade seria o preenchimento de formulários e documentos exigidos por alguma agência reguladora. Em muitos casos isso não agrega valor ao produto ou serviço, mas gera trabalho e precisa ser feito.

Já as atividades que representam o Desperdício são aquelas que consomem tempo e recursos, sem agregar nada ao produto. Alguns exemplos são o transporte ou movimentações desnecessárias, ou produtos defeituosos que demandem retrabalho. Em um processo administrativo, o Desperdício pode ser caracterizado pela cópia e pelo arquivamento de documentos.

Como aplicar os processos lean

Mesmo sabendo como é feita a categorização de atividades de acordo com os processos lean, isso não é o bastante para colocar essa metodologia em dia. Aplicar esses processos envolve seguir uma série de etapas que ajudam a otimizar atividades e eliminar desperdícios.

A prática de decompor um processo, classificar e analisar todas as etapas dele ajuda sua empresa a ser mais eficiente, além de poupar recursos e aumentar a satisfação dos clientes. Você precisa se perguntar: esta atividade está agregando valor?

Para ajudar você a descobrir essa resposta, veja abaixo os passos que você precisa saber para implementar a metodologia lean na sua empresa!

• Identificar Valor: Determine o que é valioso para o cliente. Isso ajuda a focar os esforços nas atividades que realmente agregam valor.

• Mapear o Fluxo de Valor: Analise todas as etapas do processo, desde a aquisição e tratamento da matéria-prima até a entrega do produto. Isso permite identificar e eliminar atividades que não agregam valor e não são necessárias mesmo sem agregar valor.

• Criar Fluxo Contínuo: Organize os processos de forma que o trabalho flua sem interrupções. Isso pode envolver a reorganização do layout de produção ou a implementação de novas tecnologias e ferramentas — por exemplo, um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

• Implementar Produção Puxada: Produza apenas o que é necessário e quando é necessário. Dessa forma, você evita excesso de estoque e reduz desperdícios.

• Buscar a Perfeição: Promova uma cultura de melhoria contínua, onde todos os colaboradores estão constantemente buscando formas de melhorar os processos, atividades e ferramentas.

Para ajudar a colocar tudo isso em prática, você pode realizar um Kaizen, que é um evento de melhoria contínua para identificar rapidamente áreas de melhoria e implementar mudanças. Além disso, use ferramentas como 5S para a organização do ambiente de trabalho e Kanban para a gestão visual de tarefas.

Ao final de todas essas etapas, você terá um processo claro, eficiente e eficaz, como o do exemplo abaixo:

Conclusão

Agora que você já sabe o conceito dos processos Lean, conheça o SoftExpert BPM. Ele é uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e melhoria dos seus processos de acordo com o conceito Lean.

Para saber mais sobre as vantagens e benefícios que uma solução de BPM pode proporcionar para sua empresa, entre em contato com os nossos especialistas. Eles podem ajudar a identificar as melhores estratégias para sua empresa com as soluções da SoftExpert. Fale com a gente hoje mesmo!