O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é uma ferramenta para solução de problemas por meio da realização de ações corretivas e preventivas, a fim de identificar e eliminar as causas de não conformidades.

A metodologia foi desenvolvida no Japão dos anos 1960 pela Yokogawa-Hewlett-Packard e chegou aos Estados Unidos cerca de 20 anos depois com o nome de QC-Story. Ela tem como finalidade evitar a repetição dos problemas por meio da padronização de processos, proporcionando uma melhoria contínua na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Essa é uma técnica estrutura que trabalha em cima da análise de dados para promover uma melhoria contínua dentro da sua organização. Com isso, o gestor da qualidade busca corrigir ineficiências ao identificar sua causa raiz e implementar ações corretivas para eliminá-las — ou ao menos minimizá-las.

Para o que serve o método MASP

Com a metodologia MASP, você pode prevenir e corrigir as falhas dos processos e operações. O método pode ser utilizado para solucionar problemas pontuais da sua empresa, para o tratamento de não conformidades, assim como orientar a melhoria contínua de seus processos.

Com a aplicação da metodologia você pode identificar problemas, investigar causas, propor planos de ações, acompanhar as métricas e analisar seus resultados. Desse modo, é possível padronizar procedimentos e elaborar relatórios de conclusão.

Confira os principais benefícios de adotar o Método de Análise e Solução de Problemas ou QC-Story:

1. Colaboração entre departamentos. A metodologia encoraja a colaboração entre diferentes departamentos, incentivando uma cultura de trabalho em equipe e de compartilhamento da responsabilidade pela gestão da qualidade.
2. Solução de problemas estruturada. O MASP proporciona uma abordagem sistemática para identificar, analisar e resolver problemas na sua organização. Isso ajuda a garantir que todos os problemas serão examinados e tratados de maneira cuidadosa.
3. Análise de causa raiz. Você foca na identificação e na resolução das causas raízes dos problemas, ao invés de olhar apenas nos sintomas. Essa abordagem evita o surgimento de problemas recorrentes e facilita chegar em melhorias sustentáveis.
4. Decisões orientadas por dados. Baseado no QC-Story, o método MASP enfatiza a coleta e análise de dados, permitindo que você tome decisões informadas em evidências concretas. Com isso, você evita trabalhar em cima de suposições e vai atrás de soluções mais precisas e efetivas.
5. Padronização e registro. Sua equipe tem a chance de padronizar soluções bem-sucedidas e documentar o processo de solução de problemas. Isso ajuda a garantir que as melhorias serão mantidas no futuro e que poderão ser replicadas por outros times dentro da sua organização.
6. Comunicação superior. Ao apresentar os problemas junto de suas causas e dos passos necessários para resolvê-los, você contribuir para melhorar a colaboração na sua empresa. Essa transparência ajuda todos os funcionários a compreenderem o processo de resolução de problemas e contribuírem com ele.

Os 8 passos da metodologia MASP

O método MASP abrange oito etapas principais de análise de processos em busca de problemas e ações corretivas ou preventivas. Você deve passar por cada uma de maneira sequencial, partindo da avaliação da questão até o relatório final, passando pelo plano de ação e a padronização.

Dessa forma, você poderá mitigar variações que impactam a qualidade dos produtos e serviços que vão chegar aos clientes. Ao final do processo, você terá tratado as não-conformidades e criado a documentação necessária para evitar que a mesma coisa ocorra no futuro.

Então vamos conferir os oito passos da metodologia MASP:

1. Identificação do problema

Antes de mais nada, é necessário que você conheça seus processos, procedimentos, rotinas e atividades. Assim, fica mais fácil de identificar os problemas que ocorrem na rotina da sua empresa.

Na primeira etapa da metodologia, você deve determinar de forma clara o problema e os efeitos ou resultados indesejados dos processos. É nesta fase da metodologia que deve ser determinada a priorização das não-conformidades a serem resolvidas e das metas a serem alcançadas.

Essa priorização precisa ser baseada no histórico de informações pertinentes ao problema, tais como:

1. Quais são os riscos apresentados;
2. Quais foram as perdas registradas;
3. Qual a periodicidade com que este problema ocorre;
4. Em que local foi verificado o problema;
5. Quais são as equipes envolvidas.

Dessa maneira, você poderá identificar o problema, realizar os levantamentos necessários e avaliar as oportunidades de melhorias. Essa também é a hora de definir a equipe de trabalho, suas responsabilidades e suas metas.

É muito importante sempre identificar e priorizar os problemas mais graves ou os que têm maior urgência para serem solucionados. Eles serão os que vão impactar diretamente nos seus resultados.

Vale destacar que há ferramentas que podem ser complementares à metodologia MASP e costumam estar presentes no dia a dia da resolução de problemas das organizações. Assim, para auxiliar você na identificação e priorização do problema você pode utilizar as seguintes ferramentas: Método A3, 5 porquês, FMEA e Diagrama de Ishikawa.

Lembre-se que cada problema deve ser tratado de forma individual. Ou seja, cada um deles deverá ser aplicado individualmente ao MASP.

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2. Observação

Agora que já priorizamos o problema a ser tratado pelo MASP, nesta próxima fase vamos tratar de observar o problema. Primeiro, você deve juntar todas as informações a respeito da questão a ser resolvida.

Também é necessário observar o problema sob vários pontos de vista e coletar dados, tais como:

1. Os problemas ocorrem com qual frequência?
2. Os resultados são diferentes em diversos locais?
3. Os resultados se alteram dependendo da pessoa ou da equipe?
4. Quando o processo funcionou de modo correto pela última vez?

É ideal que essa observação seja realizada por mais profissionais que tenham conhecimento acerca do problema, para que a equipe possa reunir diferentes pontos de vista e tenha maior exatidão das informações. Sendo assim, liste em conjunto com a equipe todos os possíveis motivos para o problema estar ocorrendo.

3. Análise

A terceira fase da metodologia MASP tem como objetivo identificar as causas raízes do problema. Porém, antes de iniciarmos esta etapa, precisamos alinhar o significado do termo causa raiz.

Afinal, seu problema pode ter mais de uma causa raiz? A resposta é sim, pois em muitas circunstâncias diversos fatores podem se combinar para causar um problema.

No entanto, muitas instituições usam de forma incorreta o termo “causa raiz” para determinar uma única razão para um problema. O problema é que, ao concentrar os esforços em única causa, você pode limitar seu conjunto de soluções. Isso resulta na eliminação de outras soluções viáveis que poderiam colaborar para a resolução do seu problema.

Seguindo a aplicação da metodologia, você pode classificar as hipóteses levantadas como possíveis causas do problema em três classificações distintas:

1. Causas influentes: são pressuposições levantadas sem o aprofundamento da situação, como um brainstorming do que pode ter influenciado o problema a acontecer.
2. Causas mais prováveis: são as classificadas como mais prováveis de acontecerem dentre as causas já levantadas como influentes.
3. Causas raízes: estas serão escolhidas após análise e verificação das causas mais prováveis.

Dessa maneira, todas as hipóteses levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas através da eliminação daquelas avaliadas como menos prováveis. Restarão apenas as causas mais prováveis.

Para auxiliar você nesta análise, envolva todas as pessoas que tenham conhecimento do assunto em questão e possam colaborar com a identificação das causas.

4. Plano de ação

A partir da definição das causas raízes, é possível determinar uma solução verdadeiramente eficaz que impedirá o problema de ocorrer novamente. Isso deve ser feito através de ações que eliminem as causas apontadas, ao invés de apenas tratar os efeitos do problema.

Portanto, a finalidade desta fase da metodologia é elaborar um plano de ação que contenha as soluções e metas a serem atingidas, bem como colocar em prática a estratégia a ser seguida com o objetivo de eliminar as causas do problema. Deve-se também estabelecer os indicadores a serem monitorados para assegurar que o trabalho está no caminho certo.

A aplicação do método 5W2H pode contribuir na eficácia do planejamento e execução do plano de ação.

5. Ação

A quinta etapa da metodologia MASP trata do cumprimento e execução do plano de ação. Com toda a estratégia já estruturada na etapa anterior, você agora deve envolver as pessoas que irão executar o plano de ação.

Comunique de forma clara as ações a todos os envolvidos e capacite os executores se for preciso. Para isso, realize reuniões, apresente as atividades e os motivos para que as ações sejam executadas, de forma que a equipe se mantenha alinhada com o plano de ação concebido.

6. Verificação de resultados

Tão importante quanto a execução do plano de ação é avaliar se ele funcionou de acordo com o planejado não é mesmo? Logo, a sexta etapa do método MASP refere-se à verificação de eficácia do plano de ação.

Isso é feito por meio da análise de dados qualitativos e quantitativos, sempre comparando se o resultado atingido pelas ações implementadas está de acordo com o esperado.

Colete os dados anteriores e posteriores à execução do plano de ação, verifique a efetividade do plano e a redução dos resultados indesejáveis. Leve as seguintes questões em consideração:

• O problema está sendo solucionado?
• As ações e alterações provocaram efeitos positivos ou negativos?
• Quais ações do plano não alcançaram o resultado esperado?

A solução adotada deve ser padronizada se você avaliar que as ações implementadas tiveram bom desempenho e foram efetivas. No entanto, caso os resultados forem ponderados como negativos, é necessário reconsiderar o que pode ter dado errado.

Afinal, a solução estabelecida apresenta falhas e será necessário reavaliar o plano de ação ou as causas priorizadas.

7. Padronização

Com os resultados positivos na fase de verificação, a etapa de padronização tem como objetivo prevenir o reaparecimento do problema. Isso é feito por meio da padronização das medidas que foram efetivas dentro do novo sistema.

É fundamental que esse novo padrão seja comunicado a todos, mantendo o alinhamento das informações. Dessa forma, divulgue a nova sistemática para as áreas que serão afetadas e garanta que os novos padrões sejam transmitidos para todos os envolvidos.

Um método que pode te auxiliar nessa padronização das atividades é a elaboração de um Procedimento Operacional Padrão. Vale ressaltar que é necessário o acompanhamento das ações e o treinamento constante dos colaboradores para garantir a manutenção do novo sistema e da melhoria contínua como um todo. Portanto, estabeleça um sistema de medições periódicas para esse acompanhamento.

8. Conclusão

Chegamos à última etapa do Método de Análise e Solução de Problemas. Na oitava fase da metodologia, você deve realizar um balanço geral de tudo que foi implementado. Caso haja pontos negativos, é a hora de repensar as estratégias.

Dessa forma, avalie todo o processo implementado para solução do problema, de modo que as lições aprendidas sejam expostas em uma última reunião, na qual os responsáveis e envolvidos poderão discutir os resultados alcançados. Apresente quais resultados superaram as expectativas e pondere o que ainda está pendente, organizando tudo isso para a posterior aplicação de um outro MASP.

Por fim, crie um relatório que contenha os resultados obtidos, a evolução deles, as lições aprendidas, os erros e as dificuldades na aplicação. É fundamental documentar todo o aprendizado ao longo do processo com o intuito de utilizar essa experiência em futuras ações. Afinal, tudo o que foi aplicado deve ser considerado no planejamento de novos projetos.

Em busca de altos níveis de excelência

O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é mais do que uma ferramenta para corrigir falhas pontuais: trata-se de um processo robusto que promove a transformação organizacional por meio da análise de dados, ações corretivas, e melhoria contínua. Ao seguir suas oito etapas, as organizações têm a oportunidade de construir uma cultura baseada na resolução sistemática dos problemas, na prevenção de recorrências e no aprimoramento constante dos processos.

Com benefícios que vão desde uma comunicação mais eficiente até decisões mais assertivas e fundamentadas, o MASP se mostra essencial para empresas que buscam alcançar altos níveis de excelência. A sua implementação não apenas elimina causas de não conformidades, mas também fortalece a colaboração interna e a capacidade de adaptação frente a novos desafios.

Adotar o MASP significa investir num método estruturado, capaz de garantir que problemas sejam enfrentados de maneira estratégica e com resultados duradouros. Não importa qual é o seu setor de atuação, o MASP pode ser o diferencial competitivo que vai impulsionar sua organização a alcançar os objetivos com mais eficiência e qualidade.

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