Imaginez une entreprise pharmaceutique qui va embaucher un employé pour la chaîne de production de médicaments. Ce nouveau collaborateur doit suivre une série de formations pour pouvoir exercer ses activités et aider à la production de lots de médicaments homogènes. Même s’il a de l’expérience dans ce rôle, une nouvelle entreprise signifie de nouvelles règles, de nouveaux équipements, de nouvelles formules, etc.

Alors, quelle est la bonne façon de l’entraîner ?

S’appuyer uniquement sur le transfert de connaissances d’un employé plus âgé à un nouveau est une façon erronée de les transmettre. En plus d’être des défauts transmis, il est également possible d’oublier certaines parties essentielles du processus. Pour l’activité de formation, ainsi que pour beaucoup d’autres qui se déroulent dans les entreprises, des documents standard sont utilisés.

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Qu’est-ce qu’une procédure opérationnelle standard (POS) ?

La procédure opérationnelle standard (POS) est un document qui formalise les tâches au sein d’une organisation, en les reliant aux responsables et aux ressources utilisées à chaque étape.  Par conséquent, il apporte l’identification des données de « qui », « quoi » et « quand » toutes les phases des opérations sont effectuées.

La POS présente ces informations de manière large et généralement dans un langage plus technique, conformément aux mots et aux termes de la législation et des normes standard.

Les types de POS

Les procédures opérationnelles standard (POS) sont largement utilisées pour garantir la qualité et la conformité dans divers secteurs. C’est précisément pour cette raison qu’il existe de nombreux types de POS. Ils peuvent être classés en quelques catégories principales, que vous connaissez ci-dessous :

POS de production

Les procédures d’utilisation sont généralement axées sur la création d’un guide étape par étape sur la façon d’utiliser les machines, d’utiliser les équipements ou d’utiliser les systèmes et autres outils de la bonne manière, garantissant ainsi l’efficacité de l’opération.

Procédures d’assemblage

Ils apportent des instructions pour assembler correctement les produits ou les systèmes, en évitant les erreurs ou les défaillances qui entravent l’efficacité de l’opération.

Procédures d’inspection

Il s’agit de POS liées aux directives d’inspection et de contrôle de la qualité pendant les activités qui impliquent la production d’une entreprise. Cela inclut l’analyse des machines de cette organisation.

POS de sécurité

Ce type de procédure opérationnelle standard est lié à la sécurité au travail. De cette façon, il apporte des instructions sur la façon d’opérer en toute sécurité, de minimiser les risques et de protéger tout le monde. Elles sont généralement liées à des POS de production.

Procédures d’urgence

Ils comprennent les plans et les actions à suivre en cas d’urgence, tels que les incendies, les accidents ou l’exposition à des éléments dangereux/radioactifs.

POS de maintenance

Il s’agit des procédures de maintenance préventive, qui fournissent des directives pour effectuer une maintenance régulière de tous les appareils et ainsi éviter les pannes.

Procédures de maintenance corrective

Lorsque l’entretien ne se déroule pas correctement ou que les appareils sont mal utilisés, il est nécessaire d’adopter des POS de maintenance corrective, qui montrent comment réparer tout cela.

POS de qualité 

Il s’agit des procédures de contrôle de la qualité qui comprennent les directives pour s’assurer que les produits/services répondent aux normes de qualité établies. Elle s’applique à la fois à celles internes et à celles créées par des entités réglementaires.

POS administratives : procédures de gestion des documents

Ils sont généralement liés aux procédures de gestion des documents et à l’organisation des exigences de la gestion interne d’une entreprise.

Procédures du service à la clientèle 

Ils apportent des directives pour assurer la qualité du service à la clientèle, ainsi que des mesures pour faire face aux problèmes et résoudre les doutes qu’ils apportent.

Procédures opérationnelles normalisées en matière de technologie de l’information et de sécurité de l’information

De plus en plus importantes, ces POS regroupent les mesures créées pour stocker, gérer et restaurer (si nécessaire) les informations et les données. En outre, il comprend également des procédures pour protéger les données et les systèmes contre les menaces.

Il convient de rappeler qu’il ne s’agit là que de quelques-unes des procédures opérationnelles standard qu’une entreprise peut utiliser dans son fonctionnement. En plus de considérer ce qui figure sur cette liste, utilisez également ceux spécifiques en fonction de vos besoins, de vos processus internes et de la législation du secteur dans lequel vous opérez.

L’important est que toutes les POS répondent à l’objectif de garantir que toutes les personnes impliquées suivent une norme d’action uniforme qui favorise l’efficacité, la sécurité et la qualité.

Qu’est-ce que l’instruction de travail (IT) ?

En même temps que les POS, les instructions de travail (IT) sont préparées et jointes. Il s’agit de documents qui, en plus de mentionner les activités et les responsables, apportent plus de détails aux tâches, y compris des questions telles que le mode et le moment de l’exécution. En d’autres termes, les TI montrent « comment » les activités sont menées.

Basées sur un manuel d’utilisation, les instructions de travail doivent avoir un langage simple et être rédigées étape par étape sans complication avec les informations réellement nécessaires à l’exécution de la tâche. Des images, des photos et des tableaux peuvent être utilisés pour faciliter la compréhension des employés.

Types de TI 

Les instructions de travail garantissent que les tâches sont exécutées correctement et de manière cohérente. Par conséquent, ils sont essentiels pour garantir la qualité et l’efficacité dans divers domaines et secteurs. Cette variété est présentée dans les différents types d’informatique.

Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur les principaux types d’instructions de travail. Vérifier!

1. Instructions de travail opérationnelles

• Détaille comment effectuer des opérations spécifiques pour une zone ou une fonction. Par exemple : faire fonctionner des machines, assembler des produits ou effectuer des activités quotidiennes.

• Il s’appuie souvent sur des instructions étape par étape pour effectuer ces tâches opérationnelles avec précision.

2. Instructions de travail de sécurité

• Il contient des lignes directrices conçues pour s’assurer que toutes les personnes exercent leurs activités en toute sécurité, en minimisant les risques.

• Son élément principal est généralement l’équipement de protection individuelle (EPI), ainsi que des conseils sur la façon de l’utiliser et d’autres pratiques de sécurité sur le lieu de travail.

3. Instructions de travaux d’entretien

• S’occupe de la maintenance préventive des problèmes/accidents. Ces étapes comprennent des moyens d’effectuer un entretien régulier des équipements et des systèmes afin d’éviter les pannes et de prolonger leur durée de vie utile.

• Il peut également inclure des instructions de maintenance corrective, avec des procédures de réparation après une panne/panne.

4. Instruction de travail de qualité

• Il est lié au contrôle de la qualité. Ce TI répertorie les normes d’inspection et de vérification des produits/services afin d’en assurer la conformité.

• Dans le processus étape par étape, il comprend généralement des procédures d’échantillonnage pour collecter et tester des échantillons qui seront analysés en tenant compte de la qualité du produit.

5. Instructions administratives

• Il reprend les procédures de gestion et d’organisation des documents et autres dossiers.

• Il est conseillé d’inclure des directives pour traiter les tâches administratives dans divers domaines, du service à la clientèle à l’enregistrement des informations sur les employés.

6. Instructions de travail en TI (technologie de l’information)

• Il s’agit d’une informatique centrée sur la maintenance des systèmes d’information. Il comprend généralement des procédures de gestion et de maintenance des systèmes, telles que les sauvegardes et les mises à jour.

• La sécurité de l’information est un point d’attention qui gagne en force. Par conséquent, cette informatique peut également inclure des instructions pour renforcer la cybersécurité contre les menaces.

7. Formation et instruction de formation

• Cette informatique est liée aux programmes de formation et de qualification qu’une entreprise peut avoir. Il comprend des lignes directrices pour la formation des nouveaux employés ou la mise à jour des compétences de ceux qui sont déjà dans l’entreprise.

• De plus, il englobe également les méthodes d’évaluation de la performance de ces personnes, ainsi que l’efficacité de la formation.

Quelle est la différence entre POP et IT ?

Bien qu’ils aient généralement des structures similaires, les TI et les SOP ont des fonctions différentes. Tout d’abord, dans la documentation du système de management de la qualité, la hiérarchie entre ces documents est différente. Vous trouverez ci-dessous un exemple de structure de niveau :

• Niveau 1 = Manuel d’assurance qualité : point de départ pour les buts, les objectifs et la responsabilité.

• Niveau 2 = Procédures (POS) : Interaction entre les départements/unités commerciales en termes d’intrants/extrants.

• Niveau 3 = Instructions de travail (IT) : Documents qui définissent comment les objectifs de travail sont atteints.

• Niveau 4 = Dossiers : Preuve de conformité.

Par conséquent, les TI se trouvent à un niveau inférieur aux procédures et la distinction entre ces documents se fait par leur utilisation et leur détail. Alors que la première s’applique aux activités opérationnelles et apporte une multitude de détails, les SOP sont chargées de normaliser les processus de gestion, ayant la particularité d’être une norme système.

Les deux peuvent être appliqués à toutes les étapes du processus et visent à faire en sorte que différentes personnes effectuent la même tâche de manière uniforme. En ce qui concerne la législation, il n’y a pas de différence entre les deux termes.

Comment créer une POS et l’informatique

Quel que soit le secteur d’activité, les entreprises ont besoin que leurs documents et leurs normes soient bien définis. Cela permet d’effectuer les tâches de routine en toute sécurité, dans le respect de la réglementation et de manière cohérente, quelle que soit la personne qui en est responsable.

Bien qu’il n’existe aucun document officiel qui guide la façon de préparer ces registres, il existe de bonnes pratiques qui peuvent être suivies pour planifier un modèle de normalisation efficace. Apprenez à les connaître ci-dessous :

1. Énumérer toutes les activités et tous les processus qui seront documentés ;
2. Demander l’aide des employés qui participent à ce processus ou à cette activité pour préparer un document riche en détails et qui reflète la réalité ;
3. Aller à la rencontre de l’exercice de l’activité pour avoir le socle le plus réel possible ;
4. Assurez-vous quel public utilisera les documents pour choisir la meilleure forme d’écriture ;
5. Dans la mesure du possible, utilisez des tableaux, des organigrammes, des images et des photos pour illustrer et faciliter la compréhension ;
6. Gardez toujours les documents à jour et les employés formés à chaque nouvelle révision ;
7. Utiliser des références, en particulier dans les PON, le cas échéant ;
8. Vérifiez s’il existe une procédure ou une instruction qui exige la citation de renseignements précis tirés de normes ou de lois ;
9. Au besoin, associer les procédures, les processus, les instructions de travail et les registres dans l’ensemble du document ;
10. Rendre les documents facilement accessibles au public qui en a besoin.

Conclusion 

Vous savez maintenant ce que sont une procédure d’exploitation standard et une instruction de travail, ainsi que leurs avantages et comment préparer les deux documents pour améliorer l’efficacité de vos opérations.

Mais vous pouvez aller plus loin et bénéficier d’encore plus d’agilité et de sécurité dans la gestion des documents et la conformité : il vous suffit d’utiliser le bon outil.

Avec SoftExpert Document, vous automatisez la préparation, l’organisation, la gestion et le contrôle des documents. Ainsi, n’importe qui peut facilement les trouver quand il en a besoin, en fonction de la sécurité incluse pour chacun d’entre eux.

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