Une politique qualité est une ligne directrice créée par les entreprises pour garantir un standard de qualité pour les produits/services qu’elles proposent. Ce type de politique est utilisé pour guider l’ amélioration continue des processus et de la prise de décision qui impacte directement les clients.

Qu’est-ce que la politique qualité

La politique qualité est directement liée à la norme ISO 9001:2015, qui apporte une exigence très spécifique pour sa formation. Le point 5.2 de la règle établit les obligations que ce document doit avoir. Cela comprend sa structure, les rôles et les responsabilités des personnes qui y participent, ainsi que la définition de la façon dont la communication politique devrait être effectuée au sein d’une organisation.

Par conséquent, la politique qualité est probablement l’étape la plus importante dans la mise en œuvre d’un Système de Gestion de là Qualité (SGQ) efficace. En pratique, il s’agit d’une déclaration documentée et accessible au public indiquant l’engagement et les intentions de l’organisation à assurer la satisfaction des clients.

Votre politique qualité doit inclure les directives générales, les intentions et les objectifs de l’organisation en matière de qualité. Il doit être lié à l’objectif et au contexte de l’organisation, soutenir son orientation stratégique, fournir un cadre pour l’établissement d’objectifs de qualité et inclure un engagement à l’amélioration continue du système de gestion de la qualité.

Comment établir la politique qualité ?

La politique qualité doit présenter l’engagement de répondre à toutes les exigences de l’entreprise, ainsi qu’à celles des autres parties prenantes afin d’améliorer continuellement les résultats de votre entreprise.

Avant de le préparer, il est important de vérifier le contexte de l’organisation, les processus déterminés et de définir clairement ce que la politique qualité veut atteindre. De cette façon, vous pouvez être sûr qu’il soutient l’orientation stratégique de l’entreprise.

La description du document doit démontrer l’engagement de la direction, être adaptée à l’objectif de l’organisation et fournir un système de référence pour l’établissement des objectifs.

C’est à travers la politique qualité que toutes les parties prenantes, telles que les clients, les fournisseurs, les employés, les actionnaires, entre autres, seront conscientes de la façon dont l’entreprise pense et pratique la qualité dans sa vie quotidienne. 

Au cours des audits de qualité, cette politique est souvent consultée et mise à l’essai afin de s’assurer que les objectifs, les buts et l’examen lui-même sont conformes à l’énoncé de politique.

Par conséquent, il est de la plus haute importance que le contenu de la politique soit clair et qu’il ne contienne pas de déclarations farfelues et déroutantes qui sont difficiles à démontrer, à mesurer ou à réaliser.

Lors de la préparation de ce document, il est essentiel de prendre en compte les stratégies et les spécificités de votre entreprise. Copier des modèles et des exemples prédéfinis peut ne pas refléter les objectifs et l’orientation stratégique de votre organisation, ce qui pose des problèmes à votre système de gestion et conduit certainement à des non-conformités dans vos audits.

Au lieu de cela, vous pouvez compter sur quelques étapes qui vous guideront dans l’élaboration de votre politique qualité dans la bonne direction. Découvrez six conseils pour vous aider dans ce processus :

1. Comprendre le contexte de l’organisation : Comprenez l’environnement interne et externe de votre entreprise, y compris les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes.
2. Implication de la Direction Générale : La Direction Générale doit être engagée et impliquée dans la création de la politique qualité. Il est essentiel qu’ils agissent dans la définition des intentions et des orientations de l’organisation en matière de qualité.
3. Définition d’objectifs clairs : La politique doit fournir un cadre permettant d’établir des objectifs de qualité mesurables et alignés sur la stratégie de l’entreprise.
4. Communication efficace : La politique qualité doit être communiquée à tous les niveaux de l’organisation pour s’assurer que tout le monde la comprend et s’y engage.
5. Examen et amélioration continue : Cette documentation doit être examinée périodiquement pour s’assurer qu’elle demeure pertinente et efficace, favorisant ainsi l’amélioration continue du système de gestion de la qualité.
6. Documentation et diffusion : Documentez la politique qualité et assurez-vous qu’elle est disponible pour toutes les parties prenantes, internes et externes, facilement et en toute sécurité.

Ces étapes permettent de s’assurer que la politique qualité est un guide efficace pour l’organisation, favorisant l’excellence et la satisfaction de la clientèle tout en tenant compte des spécificités de votre entreprise.

Politique qualité et amélioration continue

La politique doit être définie afin de viser l’amélioration continue. C’est-à-dire que l’organisation doit l’examiner chaque fois que nécessaire pour s’assurer que tout changement dans le contexte, les parties prenantes ou ses exigences en est reflété.

Politique qualité et direction générale

La haute direction est responsable de l’établissement, de la mise en œuvre et du maintien de la politique qualité de l’entreprise. De plus, cet agent devrait s’assurer que les responsabilités et les pouvoirs relatifs aux rôles pertinents sont attribués, communiqués et compris au sein de l’organisation.

En d’autres termes, la direction doit être pleinement impliquée dans toutes les étapes de la politique : création, examens et divulgations. Il est courant, bien que non obligatoire, qu’une organisation démontre l’engagement de sa direction en signant l’approbation de la politique par la haute direction.

Comment diffuser la politique qualité dans l’entreprise

Tous les employés doivent être conscients de la politique qualité et l’organisation doit s’assurer que les exigences qu’elle contient sont comprises, mises en œuvre et maintenues.

La façon dont la politique est rendue publique peut varier d’une entreprise à l’autre. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de façons dont les entreprises peuvent faire connaître la politique :

• Bannières dans l’espace physique de l’établissement ;

• Description sur les badges des employés ;

• Description sur le fond d’écran des téléphones portables et des ordinateurs de l’entreprise ;

• Copies contrôlées distribuées dans les lieux les plus fréquentés par les employés ;

• Description sur le site de l’entreprise.

De plus, il est important de favoriser une formation continue expliquant à tous les niveaux de l’organisation comment chaque exigence de politique est mesurée et contrôlée au sein de votre entreprise. Une autre stratégie consiste à réaliser des évaluations sporadiques de la façon dont ces connaissances sont semées parmi les employés.

Un conseil précieux : ne vous concentrez pas uniquement sur les opérateurs de production, car ce sont souvent les employés administratifs qui n’assimilent pas clairement la politique – ils ne peuvent donc pas l’expliquer à un auditeur, par exemple.

N’oubliez pas non plus que la communication doit également être faite à tous ceux qui travaillent pour ou au nom de votre organisation. Cela inclut les sous-traitants, le personnel temporaire et les travailleurs à distance. Chacun doit être conscient de son rôle et de ses responsabilités en matière politique.

Conclusion

La politique qualité est un élément fondamental pour toute organisation qui recherche l’excellence et la satisfaction de ses clients. Il établit non seulement des normes et des attentes internes, mais communique également l’engagement de l’entreprise envers la qualité à toutes les parties prenantes.

La mise en œuvre d’une politique qualité efficace nécessite l’implication de la haute direction, la définition d’objectifs clairs et mesurables, et une communication efficace à tous les niveaux de l’organisation. De plus, un examen périodique et une amélioration continue sont nécessaires pour que la politique reste pertinente et alignée sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

En adoptant une politique qualité solide, les entreprises peuvent créer une culture d’amélioration et d’innovation, ce qui est essentiel pour rester compétitives sur le marché. Cette prise en charge sert de guide pour toutes les décisions et actions liées à la qualité, favorisant une approche proactive.

Grâce à un engagement inébranlable envers la qualité, les organisations peuvent non seulement répondre, mais aussi dépasser les attentes des clients. De cette façon, vous pouvez renforcer votre réputation et assurer une croissance durable à long terme.

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