Les audits de qualité fournissent des mécanismes pour évaluer l’efficacité de l’entreprise en analysant l’efficacité de la gouvernance, de la gestion des risques et des contrôles internes. De cette façon, ils aident les organisations qui souhaitent rester conformes à se développer et à prospérer.

Bien que les audits qualité se concentrent sur les processus et les produits, ils aident les gestionnaires à identifier si les stratégies appliquées donnent des résultats.

En cas d’écarts, les audits permettent d’identifier leurs causes et d’accompagner les actions correctives nécessaires. Par conséquent, il est essentiel de réaliser correctement un audit pour prouver la conformité du SMQ au marché et aux clients.

Qu’est-ce qu’un audit qualité ?

Les audits qualité sont des évaluations périodiques et indépendantes réalisées au sein d’une entreprise. Elles peuvent être réalisées en interne (par l’entreprise elle-même) ou en externe (par une autre entreprise/entité spécialisée en la matière).

Un audit vise à vérifier que les pratiques de gestion de la qualité sont mises en œuvre et mises en pratique conformément aux normes et exigences établies. Ces normes peuvent être à la fois internes et externes, créées par des organismes de réglementation ou des entités de contrôle de la qualité (comme l’ISO, par exemple).

De cette façon, un audit a le potentiel de s’assurer que l’organisation suit les critères de qualité établis. De plus, la pratique vous permet d’identifier les points d’amélioration et de vous tenir au courant des dernières réglementations et normes applicables.

Dans la pratique, les audits qualité examinent plusieurs aspects, parmi les principaux :

• Le niveau de conformité de l’entreprise aux normes et standards ;

• L’efficacité des processus de contrôle de la qualité (dans divers secteurs de l’entreprise) ;

• Comment se fait la documentation des processus et des résultats, et quel est le niveau d’efficacité de celle-ci ;

• Quels sont les mécanismes d’identification des non-conformités ;

• Quelles sont les actions pour corriger et empêcher la conformité.

En savoir plus : comment se préparer à un audit ISO

Pourquoi faire un audit qualité et quels sont ses avantages ?

L’intégration entre l’audit et la conformité est essentielle pour les entreprises qui cherchent non seulement à optimiser leurs opérations, mais aussi à se démarquer sur le marché. Après tout, être en ligne avec les bonnes pratiques de l’industrie montre à vos clients que vous vous souciez de la qualité de vos produits/services.

Avec la pratique récurrente des audits qualité, vous ajoutez les avantages suivants à votre entreprise :

• Respect des conformités et obtention de certificats renommés (tels que ISO) ;

• l’amélioration des processus et l’augmentation de l’efficacité opérationnelle ;

• Respect des réglementations et normes obligatoires de l’industrie ;

• Identification et correction rapide des non-conformités afin de minimiser les impacts négatifs ;

• Réduction des risques et renforcement de la gouvernance d’entreprise ;

• Augmentation de la satisfaction des clients ;

• Renforcer la crédibilité de votre entreprise sur le marché.

En d’autres termes, il est essentiel pour votre entreprise d’effectuer fréquemment des audits de qualité afin d’atteindre et de maintenir les meilleurs standards de qualité. Cela favorise l’efficacité opérationnelle et facilite  l‘amélioration continue des activités.

4 étapes pour mener à bien les audits qualité

Même si c’est si important, il est encore fréquent que des questions se posent sur la façon de mettre en pratique une routine d’audit qualité. Que ce soit par manque de temps, par manque de disponibilité du personnel, ou encore par manque de connaissance des meilleurs outils, il s’agit souvent d’un enjeu majeur dans le secteur de la Conformité.

Pour que cela ne vous arrive pas, nous avons préparé un guide étape par étape avec quatre conseils sur la façon de réussir un audit qualité. Découvrez-le ci-dessous !

1. Planification

Les actions menées avant la réalisation de l’audit sont déterminantes pour la réussite des activités. La planification commence par la préparation d’un plan d’action, qui guidera la réalisation de l’audit.

Il doit présenter toutes les activités sur un calendrier, en plus de la portée du projet. Indiquez leurs processus respectifs, les départements concernés ou les produits/domaines qui seront audités.

À cette étape, il est également important que l’auditeur identifie toute la documentation connexe, comme les politiques ou procédures de qualité. Encore à ce stade, vous pouvez faire une liste préliminaire des personnes qui seront interviewées.

2. Préparation

C’est le moment où les auditeurs pourront  en apprendre un peu plus sur le  système de gestion de la qualité (SMQ) de l’entreprise,  en analysant plus en profondeur la documentation du système.

Il est important que chaque membre de l’équipe d’audit soit prêt pour l’activité, avec accès à la liste de contrôle de vérification créée à l’étape précédente.

Ceci est essentiel pour guider l’auditeur afin de n’oublier aucun détail à évaluer, ainsi que pour enregistrer les constatations et les observations qui surgissent au cours du processus.

3. Mise en œuvre

La réalisation des audits se fait par la collecte d’informations. Ils déterminent si le ministère en question respecte les normes et les procédures de contrôle de la qualité établies.

À cette étape, l’auditeur interroge les gens, pose des questions et prend note des résultats. Selon ce qui est trouvé, les plans d’audit et les listes de contrôle peuvent voir leur portée modifiée, ce qui peut même générer une évaluation plus approfondie.

C’est à ce moment que  seront enregistrées les non-conformités, c’est-à-dire les situations survenues en désaccord avec les processus et procédures standardisés.

4. Clôture et suivi

Une fois l’exécution de l’audit terminée, le « vrai » travail commence. L’équipe d’auditeurs se réunit pour examiner les problèmes et formuler des recommandations visant à corriger les problèmes de qualité. Ces renseignements constitueront le rapport sur les résultats de l’audit.

Ce rapport est une contribution importante pour les réunions stratégiques tenues par les dirigeants. Il permet d’évaluer les résultats et de définir comment mettre en œuvre les actions d’amélioration suggérées par l’équipe d’auditeurs. En d’autres termes : c’est la base de tout le travail de correction qui suit les audits qualité.

Pour en savoir plus : Comment préparer un rapport d’audit interne

Conclusion et conseil supplémentaire : utilisez la technologie pour effectuer des audits internes

À ce stade, il n’y a certainement aucun doute : la réalisation d’audits de qualité fera toute la différence dans votre opération. En suivant nos quatre étapes, vous récolterez tous les fruits de cette pratique, en optimisant votre opération et en assurant la qualité des produits/services.

Pour rendre cette pratique plus facile et plus sûre, vous pouvez compter sur la technologie. En utilisant un système de gestion de la conformité, votre entreprise automatise les activités, la collecte de données et d’autres processus liés aux audits, y compris la conformité aux normes telles que ISO 9000 et ISO 19011.

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