El Método de Análisis y Solución de Problemas (MASP) es una herramienta para resolver problemas mediante acciones correctivas y preventivas, con el objetivo de identificar y eliminar las causas de las no conformidades.

Esta metodología fue desarrollada en Japón en los años 60 por Yokogawa-Hewlett-Packard y llegó a Estados Unidos unos 20 años después con el nombre de QC-Story. Su finalidad es evitar la repetición de problemas mediante la estandarización de procesos, mejorando continuamente la calidad de los productos o servicios que ofrece la empresa.

Es una técnica estructurada que se basa en el análisis de datos para promover una mejora continua dentro de tu organización. Así, el gestor de calidad busca corregir ineficiencias identificando su causa raíz e implementando acciones correctivas para eliminarlas o, al menos, minimizarlas.

¿Para qué sirve el método MASP?

Con la metodología MASP, puedes prevenir y corregir fallos en los procesos y operaciones. El método se puede utilizar para solucionar problemas puntuales de tu empresa, tratar no conformidades y orientar la mejora continua de tus procesos.

Aplicando esta metodología, puedes identificar problemas, investigar causas, proponer planes de acción, seguir las métricas y analizar los resultados. De este modo, es posible estandarizar procedimientos y elaborar informes de conclusión.

Beneficios principales de adoptar el Método de Análisis y Solución de Problemas o QC-Story:

1. Colaboración entre departamentos: La metodología fomenta la colaboración entre diferentes departamentos, incentivando una cultura de trabajo en equipo y de responsabilidad compartida en la gestión de la calidad.
2. Solución estructurada de problemas: El MASP proporciona un enfoque sistemático para identificar, analizar y resolver problemas en tu organización, asegurando que todos los problemas se examinen y traten cuidadosamente.
3. Análisis de causa raíz: Te enfocas en identificar y resolver las causas raíz de los problemas, en lugar de solo mirar los síntomas. Esta estrategia evita la aparición de problemas recurrentes y facilita mejoras sostenibles.
4. Decisiones basadas en datos: Basado en el QC-Story, el método MASP enfatiza la recopilación y análisis de datos, permitiéndote tomar decisiones informadas con evidencias concretas. Así, evitas trabajar sobre suposiciones y buscas soluciones más precisas y efectivas.
5. Estandarización y registro: Tu equipo tiene la oportunidad de estandarizar soluciones exitosas y documentar el proceso de resolución de problemas, asegurando que las mejoras se mantengan en el futuro y puedan ser replicadas por otros equipos dentro de tu organización.
6. Comunicación superior: Al presentar los problemas junto con sus causas y los pasos necesarios para resolverlos, contribuyes a mejorar la colaboración en tu empresa. Esta transparencia ayuda a todos los empleados a comprender el proceso de resolución de problemas y a contribuir en él.

Los 8 pasos de la metodología MASP

El método MASP abarca ocho etapas principales de análisis de procesos en busca de problemas y acciones correctivas o preventivas. Debes pasar por cada una de manera secuencial, desde la evaluación del problema hasta el informe final, pasando por el plan de acción y la estandarización.

De esta forma, podrás mitigar variaciones que impactan la calidad de los productos y servicios que llegarán a los clientes. Al final del proceso, habrás tratado las no conformidades y creado la documentación necesaria para evitar que el mismo problema ocurra en el futuro.

Vamos a ver los ocho pasos de la metodología MASP:

1. Identificación del problema

Primero, necesitas conocer tus procesos, procedimientos, rutinas y actividades. Así, es más fácil identificar los problemas que ocurren en la rutina de tu empresa.

En la primera etapa de la metodología, debes determinar claramente el problema y los efectos o resultados indeseados de los procesos. Aquí es donde se debe priorizar las no conformidades a resolver y las metas a alcanzar.

Esta priorización debe basarse en el historial de información pertinente al problema, como:

1. ¿Cuáles son los riesgos presentados?
2. ¿Cuáles fueron las pérdidas registradas?
3. ¿Con qué frecuencia ocurre este problema?
4. ¿Dónde se verificó el problema?
5. ¿Qué equipos están involucrados?

De esta manera, podrás identificar el problema, realizar los levantamientos necesarios y evaluar las oportunidades de mejora. También es el momento de definir el equipo de trabajo, sus responsabilidades y sus metas.

Es muy importante identificar y priorizar siempre los problemas más graves o los que tienen mayor urgencia para ser solucionados, ya que impactarán directamente en tus resultados.

Cabe destacar que hay herramientas que pueden complementar la metodología MASP y suelen estar presentes en el día a día de la resolución de problemas en las organizaciones. Para ayudarte en la identificación y priorización del problema, puedes utilizar herramientas como el Método A3, los 5 porqués, FMEA y el Diagrama de Ishikawa.

Recuerda que cada problema debe tratarse de forma individual, es decir, cada uno debe aplicarse individualmente al MASP.

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2. Observación

Ahora que hemos priorizado el problema a tratar con el MASP, en esta fase vamos a observar el problema. Primero, debes reunir toda la información sobre la cuestión a resolver.

También es necesario observar el problema desde varios puntos de vista y recopilar datos, como:

1. ¿Con qué frecuencia ocurren los problemas?
2. ¿Los resultados son diferentes en diversos lugares?
3. ¿Los resultados varían según la persona o el equipo?
4. ¿Cuándo funcionó correctamente el proceso por última vez?

Es ideal que esta observación la realicen varios profesionales que tengan conocimiento sobre el problema, para que el equipo pueda reunir diferentes puntos de vista y tener mayor exactitud en la información. Así, lista junto con el equipo todos los posibles motivos por los que el problema está ocurriendo.

3. Análisis

La tercera fase de la metodología MASP tiene como objetivo identificar las causas raíz del problema. Sin embargo, antes de iniciar esta etapa, necesitamos alinear el significado del término causa raíz.

¿Tu problema puede tener más de una causa raíz? La respuesta es sí, ya que en muchas circunstancias diversos factores pueden combinarse para causar un problema.

No obstante, muchas instituciones usan incorrectamente el término “causa raíz” para determinar una única razón para un problema. El problema es que, al concentrar los esfuerzos en una sola causa, puedes limitar tu conjunto de soluciones. Esto resulta en la eliminación de otras soluciones viables que podrían colaborar en la resolución de tu problema.

Siguiendo la aplicación de la metodología, puedes clasificar las hipótesis levantadas como posibles causas del problema en tres categorías distintas:

1. Causas influyentes: Son suposiciones levantadas sin profundizar en la situación, como un brainstorming de lo que puede haber influido en que ocurriera el problema.
2. Causas más probables: Son las clasificadas como más probables de ocurrir entre las causas ya levantadas como influyentes.
3. Causas raíz: Estas se elegirán tras el análisis y verificación de las causas más probables.

De esta manera, todas las hipótesis levantadas en la etapa anterior deben reducirse eliminando aquellas evaluadas como menos probables, quedando solo las causas más probables.

Para ayudarte en este análisis, involucra a todas las personas que tengan conocimiento del tema en cuestión y puedan colaborar en la identificación de las causas.

4. Plan de acción

Una vez definidas las causas raíz, es posible determinar una solución verdaderamente eficaz que impedirá que el problema vuelva a ocurrir. Esto debe hacerse mediante acciones que eliminen las causas señaladas, en lugar de solo tratar los efectos del problema.

Por lo tanto, el objetivo de esta fase de la metodología es elaborar un plan de acción que contenga las soluciones y metas a alcanzar, así como poner en práctica la estrategia para eliminar las causas del problema. También se deben establecer los indicadores a monitorear para asegurar que el trabajo va por buen camino.

La aplicación del método 5W2H puede contribuir a la eficacia del plan de acción y su ejecución.

5. Acción

La quinta etapa de la metodología MASP trata del cumplimiento y ejecución del plan de acción. Con toda la estrategia ya estructurada en la etapa anterior, ahora debes involucrar a las personas que ejecutarán el plan de acción.

Comunica de forma clara las acciones a todos los involucrados y capacita a los ejecutores si es necesario. Para ello, realiza reuniones, presenta las actividades y los motivos para que las acciones se lleven a cabo, de manera que el equipo se mantenga alineado con el plan de acción concebido.

6. Verificación de resultados

Tan importante como la ejecución del plan de acción es evaluar si funcionó según lo planeado, ¿verdad? Así que la sexta etapa del método MASP se refiere a la verificación de la eficacia del plan de acción.

Esto se hace mediante el análisis de datos cualitativos y cuantitativos, siempre comparando si el resultado alcanzado por las acciones implementadas está de acuerdo con lo esperado.

Recoge los datos anteriores y posteriores a la ejecución del plan de acción, verifica la efectividad del plan y la reducción de los resultados indeseables. Ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Se está solucionando el problema?
• ¿Las acciones y cambios provocaron efectos positivos o negativos?
• ¿Qué acciones del plan no alcanzaron el resultado esperado?

La solución adoptada debe estandarizarse si evalúas que las acciones implementadas tuvieron buen desempeño y fueron efectivas. Sin embargo, si los resultados son negativos, es necesario reconsiderar qué pudo haber salido mal.

Al final, si la solución presenta fallos, será necesario reevaluar el plan de acción o las causas priorizadas.

7. Estandarización

Con los resultados positivos en la fase de verificación, la etapa de estandarización tiene como objetivo prevenir la reaparición del problema. Esto se hace mediante la estandarización de las medidas que fueron efectivas dentro del nuevo sistema.

Es fundamental que este nuevo estándar se comunique a todos, manteniendo el alineamiento de la información. Así, divulga la nueva sistemática a las áreas afectadas y asegura que los nuevos estándares se transmitan a todos los involucrados.

Un método que puede ayudarte en esta estandarización de actividades es la elaboración de un Procedimiento Operativo Estándar. Cabe destacar que es necesario el seguimiento de las acciones y la formación constante de los colaboradores para garantizar el mantenimiento del nuevo sistema y la mejora continua en su conjunto. Por lo tanto, establece un sistema de mediciones periódicas para este seguimiento.

8. Conclusión

Llegamos a la última etapa del Método de Análisis y Solución de Problemas. En la octava fase de la metodología, debes realizar un balance general de todo lo implementado. Si hay puntos negativos, es el momento de repensar las estrategias.

De esta forma, evalúa todo el proceso implementado para la solución del problema, de modo que las lecciones aprendidas se expongan en una última reunión, en la cual los responsables e involucrados podrán discutir los resultados alcanzados. Presenta qué resultados superaron las expectativas y considera lo que aún está pendiente, organizando todo esto para la posterior aplicación de otro MASP.

Finalmente, crea un informe que contenga los resultados obtenidos, su evolución, las lecciones aprendidas, los errores y las dificultades en la aplicación. Es fundamental documentar todo el aprendizaje a lo largo del proceso con el fin de utilizar esta experiencia en futuras acciones. Al final, todo lo que se aplicó debe considerarse en la planificación de nuevos proyectos.

En busca de altos niveles de excelencia

El Método de Análisis y Solución de Problemas (MASP) es más que una herramienta para corregir fallos puntuales: se trata de un proceso robusto que promueve la transformación organizacional mediante el análisis de datos, acciones correctivas y mejora continua. Al seguir sus ocho etapas, las organizaciones tienen la oportunidad de construir una cultura basada en la resolución sistemática de problemas, la prevención de recurrencias y el perfeccionamiento constante de los procesos.

Con beneficios que van desde una comunicación más eficiente hasta decisiones más acertadas y fundamentadas, el MASP se muestra esencial para empresas que buscan alcanzar altos niveles de excelencia. Su implementación no solo elimina causas de no conformidades, sino que también fortalece la colaboración interna y la capacidad de adaptación frente a nuevos desafíos.

Adoptar el MASP significa invertir en un método estructurado, capaz de garantizar que los problemas se enfrenten de manera estratégica y con resultados duraderos. No importa cuál sea tu sector de actuación, el MASP puede ser el diferencial competitivo que impulsará tu organización a alcanzar los objetivos con más eficiencia y calidad.

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