Los procesos Lean agregan métodos que utilizan solo los recursos necesarios para llevar a cabo una tarea, paso o acción. De esta manera, evitan desperdicios y proporcionan mejoras continuas que agregan valor a los productos/servicios de una empresa.
¿Alguna vez te has parado a pensar cuánto de tu trabajo está realmente dedicado a actividades que agreguen valor a tu organización? A menudo, las personas asumen que todo lo que hacen es importante.
Sin embargo, solo cuando comienzan a observar los procesos desde la perspectiva del método Lean (procesos Lean), se dan cuenta de que varias de las actividades que realizan terminan consumiendo solo tiempo y recursos.
¡Sigue leyendo y descubre cómo los procesos lean pueden ayudarte a reducir el desperdicio, optimizar tus esfuerzos y agregar más valor a tus actividades!
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¿Qué son los procesos lean?
La metodología y los procesos Lean surgieron del Sistema de Producción Toyota. Su objetivo es mejorar la calidad de las entregas, reducir los plazos y reducir los costes eliminando cualquier tipo de desperdicio que pueda existir.
Para ayudar a identificar los puntos de desperdicio, una práctica muy común es la descomposición del proceso. Así, sus actividades se agrupan en tres categorías:
- actividades de valor agregado;
- Actividades sin Valor Agregado, pero necesarias;
- Desperdiciar.
Por lo tanto, es fácil identificar qué actividades son realmente necesarias para satisfacer los deseos de los clientes y cuáles de ellas simplemente consumen recursos. Una vez realizada esta clasificación, las empresas pueden trabajar en la mejora del propio proceso lean, buscando eliminar las actividades que no aportan valor, reducir las que generan residuos y maximizar las que generan valor añadido.
Comprenda mejor qué significa cada una de estas categorías para facilitar su implementación en su empresa.
Actividad de Valor Agregado
Para ser considerada de valor añadido, una actividad debe cumplir los siguientes criterios:
- Trabajo por el que el cliente está dispuesto a pagar;
- Trabajo caracterizado por la transformación (de un producto o información);
- Trabajo que se hace correctamente la primera vez.
Actividades sin valor agregado, pero necesarias
Este tipo de actividad no agrega valor al producto o servicio, pero debe suceder por una razón. Algunos de los más comunes son:
- Contrato o especificación del cliente;
- Regulación gubernamental;
- Método de trabajo obsoleto;
- Equipos obsoletos.
Desperdiciar
Por último, el desperdicio está representado por actividades que implican un trabajo que consume recursos pero que no añade valor al producto o servicio.
Ejemplos de actividades de las principales categorías de procesos lean
Imagina una industria que fabrica teléfonos inteligentes. Las Actividades de Valor Agregado son aquellas que transforman la materia prima (plástico, litio, cobre) en el producto terminado (smartphone) por el cual el cliente está dispuesto a pagar. Algunos ejemplos incluyen dar forma, cortar, perforar o ensamblar una pieza.
En los procedimientos administrativos, esto también podría caracterizarse a través de actividades como la preparación de un informe o una especificación técnica para un cliente.
En el caso de las Actividades sin Valor Agregado pero necesarias, estaría la inspección de productos terminados, por ejemplo. Aunque esta actividad no aporta valor en sí misma, es necesaria porque el cliente espera recibir un smartphone dentro de las especificaciones técnicas y estándares de calidad.
En un procedimiento administrativo, un ejemplo de este tipo de actividad sería el llenado de formularios y documentos requeridos por una agencia reguladora. En muchos casos, esto no agrega valor al producto o servicio, pero genera trabajo y hay que hacerlo.
Las actividades que representan Desperdicio son aquellas que consumen tiempo y recursos, sin agregar nada al producto. Algunos ejemplos son transportes o movimientos innecesarios, o productos defectuosos que requieren retrabajos. En un proceso administrativo, los residuos se pueden caracterizar por la copia y el archivo de documentos.
Cómo aplicar los procesos lean
Aun sabiendo cómo se hace la categorización de las actividades según los procesos lean, esto no es suficiente para actualizar esta metodología. Aplicar estos procesos implica seguir una serie de pasos que ayudan a optimizar las actividades y eliminar el desperdicio.
La práctica de desglosar un proceso, clasificar y analizar todos sus pasos ayuda a tu empresa a ser más eficiente, además de ahorrar recursos y aumentar la satisfacción del cliente. Es necesario que te preguntes: ¿esta actividad está agregando valor?
Para ayudarte a descubrir esta respuesta, consulta a continuación los pasos que debes conocer para implementar la metodología lean en tu empresa.
- Identificar el valor: Determine lo que es valioso para el cliente. Esto ayuda a enfocar los esfuerzos en actividades que realmente agreguen valor.
- Mapeo del Flujo de Valor: Analice todas las etapas del proceso, desde la adquisición y el tratamiento de las materias primas hasta la entrega del producto. Esto le permite identificar y eliminar actividades que no agregan valor y que no son necesarias incluso sin agregar valor.
- Crear flujo continuo: Organice los procesos para que el trabajo fluya sin interrupciones. Esto puede implicar la reorganización del diseño de producción o la implementación de nuevas tecnologías y herramientas, por ejemplo, un sistema de gestión de calidad (SGC).
- Implementar la producción pull: Producir solo lo que se necesita cuando se necesita. De esta manera, evitas el exceso de inventario y reduces el desperdicio.
- Esforzarse por la perfección: Promover una cultura de mejora continua, en la que todos los empleados busquen constantemente formas de mejorar los procesos, las actividades y las herramientas.
Para ayudar a poner todo esto en práctica, puedes realizar un Kaizen, que es un evento de mejora continua para identificar rápidamente las áreas de mejora e implementar cambios. Además, utilice herramientas como 5S para la organización del escritorio y Kanban para la gestión visual de tareas.
Conclusión
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