Una política de calidad es una directriz creada por las empresas para garantizar un estándar de calidad para los productos/servicios que ofrecen. Este tipo de política se utiliza para guiar la mejora continua de los procesos y la toma de decisiones que impactan directamente en los clientes.
Ver también: 5 pasos para crear una buena política de cumplimiento
¿Qué es la Política de Calidad?
La política de calidad está directamente relacionada con la norma ISO 9001:2015, que trae consigo un requisito muy específico para su formación. El punto 5.2 de la norma establece las obligaciones que debe tener este documento. Esto incluye su estructura, las funciones y responsabilidades de las personas involucradas en ella, así como la definición de cómo se debe realizar la comunicación de políticas dentro de una organización.
Por lo tanto, la política de calidad es probablemente el paso más importante en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) eficaz. En la práctica, es una declaración documentada y disponible públicamente que indica el compromiso y las intenciones de la organización para garantizar la satisfacción del cliente.
Su política de calidad debe incluir las directrices generales, las intenciones y los objetivos de la organización con respecto a la calidad. Debe estar conectado con el propósito y el contexto de la organización, respaldar su dirección estratégica, proporcionar un marco para establecer objetivos de calidad e incluir un compromiso con la mejora continua del SGC.
¿Cómo establecer la política de calidad?
La política de calidad debe presentar el compromiso de cumplir con todos los requisitos propios de la empresa, así como los de otros grupos de interés con el fin de mejorar continuamente los resultados de su empresa.
Antes de elaborarla, es importante comprobar el contexto de la organización, los procesos determinados y definir claridad en relación con lo que se quiere conseguir con la política de calidad. De esa manera, puede estar seguro de que respalda la dirección estratégica de la empresa.
La descripción del documento debe demostrar el compromiso de la gerencia, ser apropiada para el propósito de la organización y proporcionar un sistema de referencia para establecer objetivos.
Es a través de la política de calidad que todas las partes interesadas, como clientes, proveedores, empleados, accionistas, entre otros, estarán al tanto de cómo la empresa piensa y practica la calidad en su vida diaria.
Durante las auditorías de calidad, a menudo se consulta y prueba esta política para garantizar que los objetivos, las metas y la revisión en sí sean coherentes con la declaración de política.
Por lo tanto, es de suma importancia que el contenido de la política sea claro y no contenga declaraciones inverosímiles y confusas que sean difíciles de demostrar, medir o lograr.
A la hora de elaborar este documento, es fundamental tener en cuenta las estrategias y especificidades de tu empresa. Copiar plantillas y ejemplos prefabricados puede no reflejar los objetivos y la dirección estratégica de su organización, lo que causa problemas para su sistema de gestión y, sin duda, conduce a no conformidades en sus auditorías.
En su lugar, puede confiar en algunos pasos que le guiarán en la construcción de su política de calidad en la dirección correcta. Echa un vistazo a seis consejos para ayudar en este proceso:
- Comprender el contexto de la organización: Comprender el entorno interno y externo de su empresa, incluidas las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas.
- Implicación de la Alta Dirección: La alta dirección debe estar comprometida e implicada en la creación de la política de calidad. Es esencial que actúen en la definición de las intenciones y direcciones de la organización en relación con la calidad.
- Definición de objetivos claros: La política debe proporcionar un marco para establecer objetivos de calidad que sean medibles y estén alineados con la estrategia de la empresa.
- Comunicación efectiva: La política de calidad debe ser comunicada a todos los niveles de la organización para asegurar que todos la entiendan y se comprometan con ella.
- Revisión y Mejora Continua: Esta documentación debe ser revisada periódicamente para asegurar que sigue siendo relevante y efectiva, promoviendo la mejora continua del SGC.
- Documentación y difusión: Documentar la política de calidad y asegurar que esté disponible para todos los grupos de interés, tanto internos como externos, de forma fácil y segura.
Estos pasos ayudan a garantizar que la política de calidad sea una guía eficaz para la organización, promoviendo la excelencia y la satisfacción del cliente, al tiempo que tiene en cuenta las especificidades de su negocio.
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Política de calidad y mejora continua
La política debe definirse con el fin de apuntar a la mejora continua. Es decir, la organización necesita revisarlo siempre que sea necesario para asegurarse de que cualquier cambio en el contexto, las partes interesadas o sus requisitos se reflejen en él.
Política de calidad y alta dirección
El alta dirección es responsable de establecer, implementar y mantener la política de calidad de la empresa. Además, este (los) funcionario(s) debe(n) asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles relevantes se asignen, comuniquen y entiendan en la organización.
En otras palabras, la alta dirección debe estar totalmente involucrada en todas las etapas de la política: creación, revisiones y divulgaciones. Es común, aunque no obligatorio, que una organización demuestre el compromiso de su dirección firmando la aprobación de la política por parte de la alta dirección.
Cómo difundir la política de calidad en la empresa
Todos los empleados deben conocer la política de calidad y la organización debe asegurarse de que los requisitos contenidos en ella se comprendan, implementen y mantengan.
La forma en que se hace pública la póliza puede variar de una empresa a otra. A continuación, vea algunos ejemplos de formas en que las empresas pueden publicitar y dar a conocer la política:
- Banners en el espacio físico del establecimiento;
- Descripción en las insignias de los empleados;
- Descripción en el fondo de pantalla de los teléfonos celulares y computadoras de la empresa;
- Copias controladas distribuidas en los lugares más frecuentados por los empleados;
- Descripción en la página web de la empresa.
Además, es importante promover la formación continua explicando a todos los niveles de la organización cómo se mide y controla cada requerimiento de la política dentro de su empresa. Otra estrategia es realizar evaluaciones esporádicas de cómo se siembra este conocimiento entre los empleados.
Un consejo valioso: no se centre solo en los operadores de producción, ya que a menudo son los empleados administrativos los que no asimilan claramente la política, por lo tanto, no pueden explicarla a un auditor, por ejemplo.
Recuerde también que la comunicación también debe hacerse con todos los que trabajan para o en nombre de su organización. Esto incluye subcontratistas, personal temporal y trabajadores a distancia. Todos deben ser conscientes de sus funciones y responsabilidades en relación con la política.
Conclusión
La política de calidad es un elemento fundamental para cualquier organización que busque la excelencia y la satisfacción del cliente. No solo establece estándares y expectativas internas, sino que también comunica el compromiso de la empresa con la calidad a todas las partes interesadas.
La implementación de una política de calidad efectiva requiere la participación de la alta dirección, la definición de objetivos claros y medibles, y una comunicación efectiva en todos los niveles de la organización. Además, la revisión periódica y la mejora continua son necesarias para que la política siga siendo relevante y esté alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.
Al adoptar una política sólida, las empresas pueden crear una cultura de mejora e innovación, que es esencial para mantenerse competitivas en el mercado. Este cuidado sirve de guía para todas las decisiones y acciones relacionadas con la calidad, promoviendo un enfoque proactivo.
Con un compromiso inquebrantable con la calidad, las organizaciones no solo pueden cumplir, sino también superar las expectativas de los clientes. De esta manera, puede fortalecer su reputación y garantizar un crecimiento sostenible a largo plazo.
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